Applicant and Candidate Privacy Policy/Декларация за поверителност за заявители и кандидати

Applicant and Candidate Privacy Policy

Our Approach

We collect and process your personal data to manage the recruitment, selection and onboarding process and we are committed to being transparent about how we collect and use your personal data and in meeting our data protection obligations. This policy applies for job applicants and candidates Experian Bulgaria EAD (Sole Owner Joint Stock Company) is the data controller of your personal data.

Processing Your Data

We process your data in order that we can manage a fair and effective recruitment and selection process and to assess your suitability for a role, carry out background and reference checks, communicate with you about the recruitment process and to comply with legal or regulatory requirements. We process this data based on the request of the data subject/applicant prior to entering into a contract and the consent provided by the applicant is the legal processing ground used by Experian in order to appoint the right applicant or candidate to the role advertised.

We also need to retain your personal data for our own internal record keeping and administrative purposes and to manage any query or complain you may have. The legal processing ground we rely on is our legitimate interest. It is in our legitimate interests to keep accurate records of our recruitment process and to manage or our relationship with the applicants and candidates.

We will not use your data for any purpose other than in relation to the vacancy which you have applied unless we specifically ask your consent to keep your personal data on file in case there are future employment opportunities for which you may be suited. In these circumstances, we will tell you how long we will retain your data and you are free to withdraw your consent at any time.

You are under no statutory or contractual obligation to provide data to Experian during the recruitment process. However, if you do not provide the information, we may not be able to process your application or include you in our selection processes.

Collection, Storage and Retention

We collect and process a range of information about you such as your name and address, your skills and experience and your career history. This information is collected in a variety of ways, for example, it might be collected through application forms or your CV, from your passport or other identity documents such as your driving licence and from third parties. 

If your application for employment is unsuccessful, we will hold your data in our HR systems for 6 months after the end of the relevant recruitment process. At the end of that period or if you withdraw your consent earlier, your data will be deleted or destroyed.

If your application for employment is successful, personal data gathered during the recruitment process will be transferred to your HR file and retained during your employment. The periods for which your data will be held will be provided to you in our employee privacy policy.

We take the security of your data seriously and have internal policies (among others, the Global Information Security Policy-GISP) and controls in place to ensure that your data is not lost, accidentally destroyed, misused or disclosed, and is not accessed except by our employees in the proper performance of their duties.

The table below provides a list of all the data held and the purpose for which the data is held:

Data collected directly from applicants and candidates

Data collected from other sources

• Recruitment agencies, from which we collect the following categories of data: professional and work experiences, references for candidates, education, skills, trainings and any certification obtained by the candidate.
• Your named referees, from whom we collect the following categories of data: reference letters

Automated Decision Making

Our recruitment processes are not solely based on automated decision-making.

Recruitment Process

As part of our Recruitment and Selection process, we apply our recruitment technology to compare your application information to the job advertisement that has been applied to and scores that application (referred to as a ‘Match Score’). This assessment is based on experience, skills (including languages) education and location. The recruitment technology reviews the job description to look at key things like job title, required years of experience, skills and education to produce a set of criteria for the job. This criteria is then compared against your application to assess how well your application matches up to this criteria. If you were to apply for more than one role then multiple Match Scores will be provided. If you are unsuccessful in your job application, when a role is added into the recruitment technology, it will assess all profiles to see if there is a good match using artificial intelligence. This would include processing your personal data if you have been unsuccessful in your original application for a role in Experian. Should you not wish for this additional processing to take place, please contact the Talent Acquisition team and your details will be removed from our recruitment process. It is important to stress that no decisions are made purely on the Match Score and every candidate application can be reviewed by a member of the Talent Acquisition Team. The reason we use this software is to give every applicant a fair chance of being reviewed for suitable vacancies we have as a Company. 

Sharing Your Data

Your information will be shared internally for the purposes of the recruitment process. This includes members of the HR and Talent Acquisition Team, interviewers involved in the recruitment and selection process, managers in the business area with the vacancy and anyone else if access to the data is necessary for the performance of their roles.

We will transfer your details outside of the European Economic Area (EEA) as some of our systems such as Taleo are held outside of the EEA. Where this is the case, we take appropriate steps to ensure that your data is managed in line with our Global Information Security Policy requirements and with the appropriate safeguards set in the applicable privacy laws/regulation (GDPR).

Your Rights

As a data subject, you have a number of rights. You can:

• Access and obtain a copy of your data on request, this is called, submitting a data subject access request (DSAR);
• Require that we change incorrect or incomplete data so that it is correct and complete;
• Request that we transfer any personal data you have provided to us to a third party;
• Require that we delete or stop processing your data, for example where the data is no longer necessary for the purposes of processing;
• Object to the processing of your data where the organisation is relying on its legitimate interests as the legal ground for processing; and
• Ask that we stop processing data for a period if data is inaccurate or there is a dispute about whether or not your interests override the organisation's legitimate grounds for processing data and
• If we are processing your personal data based on consent, you can withdraw consent at anytime.

If you would like to exercise any of these rights, such as submitting a DSAR please send an email to: bulgariatalents@experian.com].

If you believe we have not complied with your data protection rights or you have identified any privacy issue, you may raise your concern in the first instance by contacting the DPO appointed to your country. If no DPO is appointed for your country please contact the HR through the same email indicated above.

If you wish to make a complaint to the Supervisory Authority about how we process your personal data you can contact them as follow:

1. Go to their website http://www.cpdp.bg/
2. Phone number: +359 2 915 35 80
3. Address for written complaints and inquiries: 2 Tzvetan Lazarov Blvd., Sofia, Post code 1592

Декларация за поверителност за заявители и кандидати

Нашият подход

Ние събираме и обработваме вашите лични данни с цел управление на процеса на наемане, подбор и въвеждане, и се ангажираме да събираме и използваме личните ви данни по прозрачен начин, като спазваме нашите задължения за защита на данните. Настоящата политика се прилага за кандидатстващи и кандидати за работа в Експириън България ЕАД. За целите на законите за защита на данните Експириън България ЕАД администратор на вашите лични данни.

Обработване на вашите данни

Ние обработваме вашите данни, за да можем да управляваме справедлив и ефективен процес на наемане и подбор, да преценим дали сте подходящи за дадена роля, да извършим проверка на служебни досиета и референции, да комуникираме с вас относно процеса на наемане, и за да спазваме правните и регулаторни изисквания. Ние обработваме тези данни по искане от страна на субекта на данни/заявителя преди сключването на договор, а предоставеното от заявителя съгласие е правното основание за обработване, което Експириън използва, за да назначи правилния заявител или кандидат на обявената роля.

Ние също така трябва да запазим вашите лични данни, за да водим наш собствен вътрешен регистър, и за административни цели, както и за да управляваме всякакви запитвания или оплаквания, които може да имате. Правното основание за обработване, на което се позоваваме, е нашият легитимен интерес. Ние имаме легитимен интерес да съхраняваме точни записи относно нашия процес на наемане, както и да управляваме нашите взаимоотношения със заявители и кандидати.

Няма да използваме данните ви за цели, различни от тези във връзка със свободното работно място, за което сте кандидатствали, освен ако конкретно не поискаме разрешение от вас, за да съхраняваме личните ви данни в случай, че се появят бъдещи възможности за заетост, за които може да сте подходящи. В такъв случай ще ви уведомим за какъв срок ще запазим вашите данни. Вие сте свободни да оттеглите съгласието си по всяко време.

Не сте задължени по закон или по договор да предоставяте данни на Експириън по време на процеса на наемане. Ако обаче не предоставите информация, ние може да не сме в състояние да обработим вашето заявление или да ви включим в процесите за подбор.

Събиране, съхраняване и запазване

Ние събираме и обработваме определена информация за вас, например вашето име и адрес, вашите умения и опит, както и история за вашия трудов стаж. Тази информация се събира по редица начини, например тя може да се събира посредством формуляри за кандидатстване или вашата автобиография, вашия паспорт или други документи за самоличност, например вашето свидетелство за управление на МПС, както и от трети страни.

Ако вашето заявление за работа не бъде одобрено, ще съхраняваме данните ви в нашите системи за човешки ресурси за срок от 6 месеца след приключване на съответния процес за наемане. След приключване на този срок, или ако оттеглите съгласието си по-рано, вашите данни ще бъдат изтрити или унищожени.

Ако вашата кандидатура за работа бъде одобрена, личните данни, събрани по време на процеса на наемане, ще бъдат прехвърлени във вашето досие „Човешки ресурси“, и ще бъдат запазени за срока на вашата трудова заетост. Сроковете, за които вашите данни ще бъдат съхранявани, ще ви бъдат предоставени в нашата Декларация за поверителност за служители.

Ние се отнасяме сериозно към сигурността на вашите данни и имаме въведени вътрешни политики (например Политика за глобална информационна сигурност) и мерки за контрол, за да гарантираме, че вашите данни няма да бъдат загубени, случайно унищожени, неправомерно използвани или разкрити, и че достъп до тях имат единствено наши служители при надлежно изпълнение на своите задължения.

В таблицата по-долу се посочва списък на всички данни, които се съхраняват, както и целите, за които се съхраняват данните:

Данни, събирани директно от заявители и кандидати

Данни, събирани от други източници

• Агенции за подбор на персонал, от които събираме следните категории данни: професионален опит, референции за кандидати, образование, умения, обучение и сертификати, с които кандидатът разполага.
• Посочените от вас препоръки, от които събираме следните категории данни: препоръчващи писма.

Автоматизирано вземане на решения

Нашите процеси за наемане на служители не се основават единствено на автоматизирано вземане на решения.

Процес на набиране

Като част от нашия процес за набиране и подбор, ние прилагаме нашата технология за набиране на персонал, за да сравним информацията за вашата кандидатура с обявата за работа, която е била приложена, и да класираме тази кандидатура (наричана „Оценка на мача“). Тази оценка се основава на опит, умения (включително езици) образование и местоположение. Технологията за подбор на персонал преглежда длъжностната характеристика, за да разгледа ключови неща като длъжност, необходими години опит, умения и образование, за да се изготвят набор от критерии за работата. След това тези критерии се сравняват с вашето заявление, за да се оцени доколко вашето приложение отговаря на тези критерии. Ако трябва да кандидатствате за повече от една роля, ще бъдат предоставени множество резултати от мача. Ако не успеете да кандидатствате за работа, когато се добави роля в технологията за набиране, тя ще оцени всички профили, за да провери дали има добро съответствие с помощта на изкуствен интелект. Това включва обработка на личните ви данни, ако и не сте били неуспешни в първоначалното си заявление за роля в Experian. Ако не желаете тази допълнителна обработка да се осъществи, моля, свържете се с екипа за привличане на таланти и вашите данни ще бъдат премахнати от нашия процес на набиране. Важно е да се подчертае, че не се вземат решения единствено по резултата на мача и всяко кандидатстване може да бъде прегледано от член на екипа за привличане на таланти. Причината да използваме този софтуер е да дадем на всеки кандидат справедлив шанс да бъде проверен за подходящи свободни работни места, които имаме като компания.

Споделяне на вашите данни

Вашата информация ще бъде споделяна по вътрешен ред за целите на процеса на наемане. Това включва членове на екип „Човешки ресурси“ и „Привличане на таланти“, интервюиращите, участващи в процеса на наемане и подбор, ръководителите в сферата на дейност, където има свободно работно място, както и други лица, ако те се нуждаят от достъп до данните при изпълнение на своята роля.

Ние ще извършим пренос на вашите данни извън Европейското икономическо пространство (ЕИП), тъй като някои от нашите системи – например Taleo – се намират извън ЕИП. В такива случаи предприемаме подходящи стъпки, за да гарантираме, че данните ви се управляват съгласно изискванията на нашата Политика за глобална информационна сигурност и с подходящите предпазни мерки, заложени в приложимите закони/регламенти относно поверителността (ОРЗД).

Вашите права

Вие имате редица права в качеството на субект на данни. Вие можете:

• да имате достъп и да получите копие от вашите данни при поискване, това се нарича „искане за достъп до информация за субект на данни“;
• да изискате да променим некоректни или непълни данни, за да бъдат те коректни и пълни;
• да изискате да извършим пренос до трета страна на предоставени от вас лични данни;
• да изискате да изтрием или преустановим обработването на вашите данни, например когато данните повече не са необходими за целите на обработване;
• да възразите срещу обработването на вашите данни, когато организацията се позовава на своите легитимни интереси като правно основание за обработване; и
• да поискате да преустановим обработването на данни за определен период, ако данните са неточни или при спор относно това дали вашите интереси имат преимущество пред легитимните основания на организацията за обработване на данните; и
• ако обработваме вашите лични данни въз основа на съгласие, вие може да оттеглите съгласието си по всяко време.

Ако желаете да упражните някои от тези права, например да предоставите искане за достъп до информация за субект на данни, моля, изпратете имейл на: bulgariatalents@experian.com.

Ако смятате, че не сме спазили вашите права за защита на данните,или ако сте установили някакъв проблем по отношение на поверителността, може да споделите опасенията си при първа възможност с длъжностното лице за защита на данните, назначено във вашата държава. Ако във вашата държава няма назначено длъжностно лице за защита на данните, моля, свържете се с отдел “Човешки ресурси“ на същия имейл, посочен по-горе.

Ако желаете да подадете жалба до надзорния орган относно начина, по който обработваме вашите лични данни, може да се свържете с него по следните начини:

1. Отидете на техния уебсайта на адрес http: http://www.cpdp.bg/
2. Телефон: +359 2 915 35 80
3. Писмени жалби и запитвания на адрес: бул. Проф. Цветан Лазаров №2, гр. София, Пощенски код 1592